Istituzione del Libro unico sul Lavoro
Con la circolare n. 20/08 del 21 agosto 2008 (“Libro unico del lavoro ed attività ispettiva, articoli 39 e 40 del decreto legge n. 112 del 2008: prime istruzioni operative al personale ispettivo”), il Ministero del Lavoro è intervenuto a seguito dell’eliminazione dei libri paga e matricola e di altri libri obbligatori conseguente all’introduzione del libro unico del lavoro ad opera degli articoli 39 e 40 del decreto legge n. 112 del 2008.
I chiarimenti del Ministero del Lavoro seguono a breve distanza l'entrata in vigore della legge n. 133/2008 di conversione del decreto legge n. 112/2208 e delle semplificazioni nello stesso contenute.
Il Ministero del Lavoro era già
intervenuto in materia con l’emanazione del decreto ministeriale 9 luglio 2008
con cui è stato introdotto un regime transitorio per il passaggio al libro
unico: sino al 16 gennaio 2009 i datori di lavoro potranno utilizzare i vecchi
libri paga e presenze per assolvere agli obblighi di tenuta, registrazione ed
esibizione del libro unico.
All’interno del libro unico dovranno essere inseriti i dati relativi ad i
lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi ed associati in
partecipazione, mentre non sono più oggetto di registrazione i collaboratori e
coadiuvanti delle imprese familiari, i coadiuvanti delle imprese commerciali, i
soci lavoratori di attività commerciale e di imprese in forma societaria.
La Circolare precisa come non siano soggetti ad alcun obbligo in tema di tenuta del libro unico le società cooperative di produzione e lavoro (salvo che non istituiscano specifici rapporti di lavoro subordinato al proprio interno), l’impresa familiare per il lavoro del coniuge, dei figli e degli altri parenti o affini (con o senza retribuzione), le società e le ditte individuali del commercio che non occupino dipendenti.
La tenuta e la conservazione del libro unico deve essere svolta esclusivamente con (i) elaborazione a stampa meccanografica su fogli mobili a moduli continui, dietro autorizzazione dell’Inail; (ii) stampa laser, dietro autorizzazione dell’Inail; (iii) supporti magnetici, senza obbligo di vidimazione, previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla direzione provinciale del lavoro competente, prima della messa in uso, con indicazioni dettagliate delle caratteristiche tecniche del sistema utilizzato.
Nella Circolare viene precisato che per la tenuta a mezzo di supporti elettronici dovrà essere apposto un riferimento temporale e la sottoscrizione elettronica, purché sia sempre assicurato l’ordine cronologico e non vi sia soluzione di continuità per ciascun periodo di paga.
La circolare chiarisce che il libro unico può essere esibito agli ispettori in formato “pdf”.
L’unicità del libro unico viene poi garantita da una numerazione sequenziale dei fogli, non essendo possibile suddividere il libro unico in sezioni distinte, mentre è ammessa l'elaborazione separata del calendario delle presenze.
Ulteriore modifica viene introdotta in tema di luogo della tenuta del libro unico. Salvo che la sede legale della ditta non coincida con quella operativa, il libro unico non deve più essere tenuto sul luogo di lavoro, potendo essere affidato, previa comunicazione alla direzione provinciale del lavoro, a professionisti abilitati, associazioni di categoria o società capogruppo nei gruppi di imprese.
Non è più necessario, inoltre, tenere copie conformi del libro in sedi diverse da quella legale.
Con riferimento all’articolo 1, comma 2, del decreto ministeriale 9 luglio 2008, la Circolare in commento precisa che le annotazioni relative alle presenze o alle assenze devono essere effettuate utilizzando causali inequivoche, risultanti da apposita legenda tenuta anche separatamente dal libro unico.
Nei casi in cui il lavoratore non percepisca alcuna retribuzione o compenso o non svolga la propria prestazione lavorativa, la registrazione sul libro unico del lavoro deve essere effettuata solo in occasione della prima immissione al lavoro e, successivamente, per ogni mese in cui il lavoratore si trovi a svolgere l’attività lavorativa o a percepire compensi o somme, nonché al termine del rapporto stesso.
Le registrazioni devono essere effettuate entro il 16 del mese successivo e la circolare precisa che la norma punta a uniformare il termine delle scritturazioni a quello dei versamenti contributivi e, quindi, non sono tardive le scritturazioni effettuate nel diverso termine fissato per i versamenti, se posposto per la particolarità della data.
Nei casi di mancata istituzione del libro unico, ovvero di istituzione di libro unico in violazione delle previsioni in tema di sistemi di tenuta previsti, è prevista unicamente una sanzione pecuniaria amministrativa di importo compreso tra i 500 ed i 2.500 euro.
Giova rilevare che l’apparato sanzionatorio appaia ridimensionato rispetto al passato, in quanto con l’introduzione della comunicazione preventiva di instaurazione del rapporto di lavoro l’istituzione dei libri obbligatori ha perso la propria funzione di lotta al lavoro sommerso.
* * *
Istituzione del libro unico del lavoro entro il periodo di paga relativo a dicembre 2008 ed abolizione immediata di libro matricola e registro d'impresa.
Sono queste le novità contenute nel Decreto 9 luglio 2008 con cui il Ministero del Lavoro ha dato attuazione alle disposizioni dell'articolo 39, D.L. 25 giugno 2008, n. 112, convertito in legge 6 agosto 2008, n. 133 (c.d. manovrà d'estate).
Il libro unico del lavoro dovrà essere conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati (il datore di lavoro è tenuto a custodirlo - nel rispetto del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 - per 5 anni dalla data dell'ultima registrazione).
In caso di verifiche sarà inoltre possibile esibire il libro unico anche tramite fax o email (è infatti prevista la possibilità di abbandonare il cartaceo in favore del formato elettronico pdf).
MINISTERO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI, DECRETO 9 luglio 2008
Modalita' di tenuta e conservazione del libro unico del lavoro e disciplina del relativo regime transitorio.
IL MINISTRO DEL LAVORO, DELLA SALUTE E DELLE POLITICHE SOCIALI
Visto l'art. 39 del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, che disciplina la istituzione e la
tenuta del libro unico del lavoro da parte dei datori di lavoro privati che
occupano lavoratori subordinati, collaboratori coordinati e continuativi e
associati in partecipazione con apporto lavorativo, e in particolare il comma 4
che demanda a un decreto del Ministro del lavoro, della salute e delle politiche
sociali le modalita' e tempi di tenuta e conservazione del libro unico del
lavoro e la disciplina del relativo regime transitorio;
Visti gli articoli 1, commi da 1 a 4, e 5 della legge 11 gennaio 1979, n. 12,
che consentono ai consulenti del lavoro e agli altri soggetti abilitati di
tenere presso il loro studio ovvero la loro sede il libro unico del lavoro;
Vista la legge 15 marzo 1997, n. 59, in materia di conferimento di funzioni e
compiti alle regioni ed enti locali e per la semplificazione amministrativa,
che, all'art. 15 comma 2, prevede che gli atti, i dati ed i documenti formati
dalla pubblica amministrazione e dai privati, con strumenti informatici o
telematici, nonche' la loro archiviazione o trasmissione con strumenti
informatici o telematici, siano validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge;
Visto il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 gennaio 2004,
recante le regole tecniche per la formazione, trasmissione, conservazione,
duplicazione, riproduzione e validazione, anche temporale, dei documenti
informatici;
Visto il decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, recante il Codice della
amministrazione digitale, aggiornato dal decreto legislativo 4 aprile 2006, n.
159 e, in particolare, gli articoli 3, 39, 45 e 71;
Decreta:
Art. 1.
Modalita' di tenuta
1. Fermo restando l'obbligo, in
fase di stampa, di attribuire a ciascun foglio una numerazione sequenziale,
conservando eventuali fogli deteriorati o annullati, la tenuta e la
conservazione del libro unico del lavoro puo' essere effettuata mediante la
utilizzazione di uno dei seguenti sistemi:
a) a elaborazione e stampa meccanografica su fogli mobili a ciclo continuo, con
numerazione di ogni pagina e vidimazione prima della messa in uso presso l'Inail
o, in alternativa, con numerazione e vidimazione effettuata, dai soggetti
appositamente autorizzati dall'Inail, in sede di stampa del modulo continuo;
b) a stampa laser, con autorizzazione preventiva, da parte dell'Inail, alla
stampa e generazione della numerazione automatica;
c) su supporti magnetici, sui quali ogni singola scrittura costituisca documento
informatico e sia collegata alle registrazioni in precedenza effettuate, o ad
elaborazione automatica dei dati, garantendo oltre la consultabilita', in ogni
momento, anche la inalterabilita' e la integrita' dei dati, nonche' la
sequenzialita' cronologica delle operazioni eseguite, nel rispetto delle regole
tecniche di cui all'art. 71 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n.
82; tali sistemi sono sottratti ad obblighi di vidimazione ed autorizzazione,
previa apposita comunicazione scritta, anche a mezzo fax o e-mail, alla
direzione provinciale del lavoro competente per territorio, prima della messa in
uso, con indicazione dettagliata delle caratteristiche tecniche del sistema
adottato.
2. Ciascuna annotazione relativa allo stato di presenza o di assenza dei
lavoratori deve essere effettuata utilizzando una causale precisamente
identificata e inequivoca. In caso di annotazione tramite codici o sigle, il
soggetto che cura la tenuta del libro unico del lavoro rende immediatamente
disponibile, al momento della esibizione dello stesso, anche la decodificazione
utile alla piena comprensione delle annotazioni e delle scritturazioni
effettuate.
3. Fermi restando gli altri obblighi di cui ai commi 1 e 2 dell'art. 39 del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, la registrazione dei dati variabili delle
retribuzioni puo' avvenire con un differimento non superiore ad un mese, a
condizione che di cio' sia data precisa annotazione sul libro unico del lavoro.
Art. 2.
Gestione della numerazione unitaria per consulenti del lavoro e soggetti
autorizzati
1. I consulenti del lavoro, i
professionisti e gli altri soggetti di cui all'art. 1, commi 1 e 4, della legge
11 gennaio 1979, n. 12, che siano autorizzati ad adottare un sistema di
numerazione unitaria del libro unico del lavoro per i datori di lavoro assistiti
devono:
a) ottenere delega scritta da ogni datore di lavoro, anche inserita nella
lettera di incarico o documento equipollente;
b) inviare, in via telematica, all'Inail con la prima richiesta di
autorizzazione, un elenco dei suddetti datori di lavoro e del codice fiscale dei
medesimi;
c) dare comunicazione, in via telematica, all'Inail, entro 30 giorni
dall'evento, della avvenuta acquisizione di un nuovo datore di lavoro e della
interruzione di assistenza nei confronti di uno dei datori di lavoro gia'
comunicati ai sensi della precedente lettera b).
Art. 3.
Luogo di tenuta e modalita' di esibizione
1. Il libro unico del lavoro e'
conservato presso la sede legale del datore di lavoro o, in alternativa, presso
lo studio dei consulenti del lavoro o degli altri professionisti abilitati o
presso la sede dei servizi e dei centri di assistenza delle associazioni di
categoria delle imprese artigiane e delle altre piccole imprese, anche in forma
cooperativa, ai sensi e per gli effetti dell'art. 5, comma 1, della legge 11
gennaio 1979, n. 12.
2. Il libro unico del lavoro deve essere tempestivamente esibito agli organi di
vigilanza nel luogo in cui si esegue il lavoro, quando trattasi di sede stabile
di lavoro, anche a mezzo fax o posta elettronica, dal datore di lavoro che lo
detenga nella sede legale.
In caso di attivita' mobili o itineranti, le cui procedure operative comportano
lo svolgimento delle prestazioni lavorative presso piu' luoghi di lavoro
nell'ambito della stessa giornata o sono caratterizzate dalla mobilita' dei
lavoratori sul territorio, il libro unico del lavoro deve essere esibito, dal
datore di lavoro che lo detenga nella sede legale, entro il termine assegnato
nella richiesta espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
3. I consulenti del lavoro e gli altri professionisti abilitati, nonche' i
servizi e i centri di assistenza delle associazioni di categoria di cui all'art.
1, comma 4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12, devono esibire il libro unico
del lavoro dagli stessi detenuto non oltre quindici giorni dalla richiesta
espressamente formulata a verbale dagli organi di vigilanza.
Art. 4.
Elenchi riepilogativi mensili
1. A richiesta degli organi di
vigilanza, in occasione di un accesso ispettivo, i datori di lavoro che
impiegano oltre dieci lavoratori od operano con piu' sedi stabili di lavoro ed
elaborano il libro unico del lavoro con uno dei sistemi di cui all'art. 1, comma
1, del presente decreto, devono esibire elenchi riepilogativi mensili del
personale occupato e dei dati individuali relativi alle presenze, alle ferie e
ai tempi di lavoro e di riposo, aggiornati all'ultimo periodo di registrazione
sul libro unico del lavoro, anche suddivisi per ciascuna sede.
2. Il personale ispettivo ha facolta' di richiedere gli elenchi riepilogativi
mensili relativi ai cinque anni che precedono l'inizio dell'accertamento, avendo
cura di verificare, nel caso concreto, la materiale possibilita' di
realizzazione e di esibizione degli stessi da parte del datore di lavoro, del
consulente del lavoro o della associazione di categoria di cui all'art. 1, comma
4, della legge 11 gennaio 1979, n. 12.
Art. 5.
Sede stabile di lavoro e computo dei lavoratori
1. Ai fini della corretta
applicazione delle disposizioni di cui agli articoli 3 e 4 del presente decreto
si considera «sede stabile di lavoro» qualsiasi articolazione autonoma della
impresa, stabilmente organizzata, che sia idonea ad espletare, in tutto o in
parte, l'attivita' aziendale e risulti dotata degli strumenti necessari, anche
con riguardo alla presenza di uffici amministrativi.
2. Ai fini del calcolo dei lavoratori di cui all'art. 39, comma 7, del
decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e all'art. 4 del presente decreto, si
computano i lavoratori subordinati, a prescindere dall'effettivo orario di
lavoro svolto, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in
partecipazione con apporto lavorativo, che siano iscritti sul libro unico del
lavoro e ancora in forza.
Art. 6.
Obbligo di conservazione
1. Il datore di lavoro ha
l'obbligo di conservare il libro unico del lavoro per la durata di cinque anni
dalla data dell'ultima registrazione e di custodirlo nel rispetto del decreto
legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in materia di protezione dei dati personali.
2. L'obbligo di cui al comma 1 e' esteso ai libri obbligatori in materia di
lavoro dismessi in seguito all'entrata in vigore della semplificazione di cui
all'art. 39 del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112 e alle disposizioni del
presente decreto.
Art. 7.
Regime transitorio e disposizioni finali
1. Fino al periodo di paga
relativo al mese di dicembre 2008 i datori di lavoro, in via transitoria,
possono adempiere agli obblighi di istituzione e tenuta del libro unico del
lavoro, secondo le disposizioni dettate dall'art. 39 del decreto-legge 25 giugno
2008, n. 112 e dal presente decreto, mediante la corretta e regolare tenuta del
libro paga, nelle sue sezioni paga e presenze o del registro dei lavoranti e del
libretto personale di controllo per i lavoranti a domicilio, debitamente
compilati e aggiornati.
2. Dalla data di entrata in vigore del presente decreto le disposizioni
normative ancora vigenti che fanno richiamo ai libri obbligatori di lavoro o ai
libri di matricola e di paga, devono essere riferite al libro unico del lavoro,
per quanto compatibile.
3. Il libro matricola e il registro d'impresa s'intendono immediatamente
abrogati.
Roma, 9 luglio 2008
Il Ministro: Sacconi Registrato alla Corte dei conti il 4 agosto 2008
Uffico di controllo preventivo sui Ministeri dei servizi alla persona e dei beni culturali, registro n. 5, foglio n. 91.